Во время начальной стадии работы с клиентом социальный работник начинает собирать информацию о клиенте и составлять некое подобие дела клиента. После того, как информация собрана, ее необходимо хранить и обращаться с ней так, чтобы защитить конфиденциальность клиента. Во время начальной стадии социальный работник также может решить, что ему важно собрать информацию о клиенте, которая хранится в другой организации или у другого профессионала. Например, социальному работнику может показаться полезным изучить школьные документы или медицинскую карту ребенка или прочитать записи органов опеки и попечительства, где было бы описано, как ребенок привыкал к предыдущей патронатной семье.
В недавнее время законы и правила относительно создания, хранения и обмена информацией о клиенте стали более строгими. Более того, различные федеральные и региональные законы по разному применяются в различных институтах (школах, больницах, агентствах по усыновлению, программах по работе с зависимостями, органах опеки и попечительства, коррекционных программах и т.п.). Таким образом, для социального работника жизненно необходимо знать законы и правила, которые применяются по месту их работы.
Последние законы предоставляют потребителям социальных услуг и услуг в области здравоохранения большую защиту конфиденциальности клиента и обязывают поставщиков этих услуг быть более ответственными за записи, которые они ведут. К тому же, согласно им, клиенты и пациенты обладают большим доступом к бумагам, касающимся их, и большим контролем над решением, кто может их просматривать, а кто нет.
<…>
Во всех сферах социальной работы работники должны следовать определенным процедурам, направленным на охрану информации о клиенте, например, таким:
- Всю информацию о клиенте и все бумаги следует хранить под замком. Только профессионалы и работники агентства, обладающие законным правом знать данную информацию, могут иметь доступ к ней.
- Экраны компьютера, записные книги с расписанием и бумаги, в которых содержится информация о клиенте, должны держаться в стороне от других клиентов, людей в комнате ожидания, уборщиков и другого персонала организации.
- Профессионалы должны обсуждать вопросы, связанные с клиентами, только за закрытыми дверями. Телефонные разговоры с клиентами или о клиентах должны проходить в местах, где их не может услышать никто из посторонних.
- Когда в работе используется папка (карта, дело) с документами клиента, ее следует класть лицом вниз, чтобы не было видно ни имени клиента, ни какой-либо другой личной информации.
- Необходимо учитывать риск нарушить конфиденциальность клиента, даже если вы отсылаете ему письмо (например, напоминание о встрече), поскольку даже обратный адрес на конверте или заголовок могут вызвать ассоциацию или связь с определенным профессионалом или организацией.




